台灣依舊在三級防疫警戒的今天，在家上班的時日不知不覺也差不多有一個月了
回顧這段時間，不知道為什麼最近的會議量滿到一個不行
而這些會議都很容易就超過一個小時甚至到半天，收到的會議效果卻可能很小，或跟本是零
Ant 大大表示：
如果你的會議文化不佳，未依輕重緩急隨意召開、缺乏議程、缺乏數據、後續行動不明確，遠距工作只會使情況變得更糟。此時，首先要解決會議文化。 https://www.facebook.com/yftzeng.tw/posts/10215858141925879
回想近期會議的狀況
之前有整理過一篇 有效率的會議準則， 看來目前是沒辦法每次會議都達到一樣的水準，所以還是來回顧一下我自己最近遇到的狀況
不清楚會議目的
我遇到的狀況：會議開始最先聽到：「所以我們今天要討論什麼？」。
尊重其他參加者，在答應會議之前請先問清楚會議目的，說不定你跟本不需要參加這場會議。
沒有定下議程
- 應該要討論的項目被遺漏，到會議
- 時間分配不均，前面的議題拖太長，後面的議題就被犧牲
事先把議程確定下來的，主持人比較容易控制時間，能夠避免議題被漏掉，參加者也好了解這場會議運作的方式。
溝通過程使用大量的代名詞
- 說話的過程大量的使用「你們」「我們」「他們」「這個」「那個」
這樣的溝通方式容易造成對立感，讓人感覺是在切割責任。也容易導致誤會，你所謂的「你們」，跟我認為的「你們」可能會不一樣。找回你的「主詞」，把你心裡所想的「那個」直接說出來
會議參加者無法對問題給出直接的回饋
- 「我要再問問某某人」(就是不知道！)
- 「我不確定能不能在預定的時間完成這項工作」(沒把握就拒絕掉！)
可能是職場文化讓你說話很保守，可能是有資料沒收集好，但是開會不是來猜謎，提供明確的資訊對會議進行才有幫助。 當接到問題你卻無法直接給出回答時，可以試著把問題分解成幾個小問題，再一一回答。 我自己很常使用這個方法，它可以讓我講出更詳細的回答，讓其他人更加了解可行的部份跟困難的部份
不寫會議記錄
我自己實驗過，隨機問一個人昨天會議的結論，基本上沒有人可以說的很完整。 留下記錄可以避免事情被遺忘，白費了一群人的會議時間。
線上會議放大了問題
最先會影響線上會議的，是設備。 沒有準備基本水準的電腦設備跟網路環境直接就是最糟的情況，無法參加會議。
暫時不討論那個最糟的情況，我觀察線上會議會有的現象
- 分不出來其他人是睡著了還是沒有問題
- 互動變少，發言次數變少
- 不習慣表達意見的人更不容易有回饋
我認為主要是下面兩個原因造成這些現象
- 比較難直接觀察到其他人的表情跟肢體動作，人與人的互動能力變差
- 影像聲音的傳遞會有延遲，或是變模糊
這些線上會議的特性，首先讓你感受到的是溝通的效率變差，而其他問題也會因此變得更嚴重
換點不一樣的做法
開一份可以共筆的文件寫會議記錄
- 覺得重要就自己動手寫記錄，不用想等人幫你記錄，不要指派「會議記錄」這個角色 (ps. 你有專屬秘書的話，這一點就不成立了)
- 共筆可以即時的確定記錄內容跟所有人的認知是不是一致的，有誤會可以馬上修正
Q & A 提題前先把問題寫到共筆上
- 現在社群活動都會使用 Slido 請參加者把問題寫到 Slido 上，再讓講者一一回答，基本上就是想模仿這個方法
做總結的人親自寫下結論，並再次跟會議成員確認內容正確
- 這個動作是想要確保所有人對結論的認知是一致的，減少資訊傳遞的秏損